查新档案保管制度

1、科技项目查新咨询工作是对科技立项和成果鉴定实行监控的一项政策性措施,是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特指定本档案保管制度细则。

2、查新机构应当做好下列查新档案的管理工作:

    (1)查新咨询档案属机密性档案,必须指定专人保管。

    (2)每一项查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并须经双方签字。

    (3)查新档案应立卷保管,查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等项目档案按项目立卷,分别按一定标准装订成册,专柜存放。

    (4)查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理。

    (5)近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新咨询室负责人的批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅读。

    (6)查新人员按照档案管理部门要求,即使将查新项目的资料、查新合同、查新咨询报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档;使用计算机进行档案管理,及时将查新咨询报告登陆到国家查新工作数据库。

    (7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄露、毁容将追究当事人的责任并严肃处理。

                                         山东科技大学图书馆

                                           2004年6月